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Ein kleiner Blick hinter die Kulissen gefällig? Welche Tools benutzt eigentlich Wein-Plus, um damit möglichst perfekt für seine Mitglieder arbeiten zu können? Alle Tools sind sogenannte Cloudtools. Statt einer lokalen Installation einer Software und der Datenhaltung auf eigener Festplatte arbeiten diese orts- und arbeitsplatzunabhängig im Browser. Das Team von Wein-Plus arbeitet in der ganzen Welt verteilt, so dass uns die dadurch geschaffene Flexibilität besonders wichtig ist.
1Placetel
Placetel ist eine Telefonzentrale in der Cloud. Es gibt also keine physische Telefonzentrale mehr, sondern diese existiert quasi virtuell im Internet. Der Vorteil für unsere Mitglieder: Sie erreichen das gesamte Team über Durchwahlen, auch wenn jeder an einem anderen Ort in der Welt arbeitet. Das “Endgerät” ist dann ein ein klassisches Business-Telefon mit Besetztanzeige und Direktwahltasten, ein Handy oder eine Software auf dem PC.
2 Slack
Gute Kommunikationsmöglichkeien sind für Teams, deren Mitarbeiter auf der ganzen Welt verteilt sind, besonders wichtig. Dank Slack arbeiten wir fast so effektiv zusammen, als wenn wir uns gegenüber sitzen würden. Interne E-Mails sind eher die Ausnahme als die Regel.
3 Jira
Wichtigster Touchpoint für unsere Mitglieder ist unsere Website. Diese entwickeln wir mit einem mehrköpfigen Team immer weiter, schaffen neue Features und verbessern die Bedienbarkeit. Hier wird ständig an mehreren Aufgaben parallel gearbeitet, wobei UX-Designer, grafische Designer, Programmierer, Tester und Mitglieder des Kernteams eng zusammen arbeiten. Diese Komplexität lösen wir mit dem Projektmanagementtool Jira. Dank Jira weiß jeder immer ganz genau, was er machen muss und wie die nächsten Schritte aussehen.
4Meet
Google-Meet ist aus unserem Konferenzraum nicht mehr wegzudenken. Es gibt kaum eine Besprechung, an der nicht auch extern arbeitende Teammitglieder per Video teilnehmen.
5 Google Mail
Nach wie vor hat E-Mail eine große Bedeutung für uns. Pro Tag erreichen uns ca. 100 Mails von Mitgliedern und Kooperationspartnern. Diese gilt es im Team zu beantworten. Google Mail hat für uns den Vorteil, dass wir kein lokales E-Mailprogramm benötigen, sondern jeder nur einen Browser, egal wo er sich gerade aufhält.
6 Google Kalender
Ähnliches gilt für den Kalender von Google. Bei uns hat jeder im Team Zugriff auf den Kalender der anderen Teammitglieder. Dadurch können wir flexibel reagieren und planen.
7Ahrefs
Mit Ahrefs überprüfen wir unsere Website auf Suchmaschinen-Tauglichkeit. Suchmaschinenoptimierung sehen wir nicht nur als Marketingtool, sondern auch als Werkzeug, um unseren Mitgliedern und Noch-Nicht-Mitgliedern optimale Antworten auf Suchanfragen in Google geben zu können.
8 Google Search Console
In die gleiche Richtung geht auch die Search-Console. Auch diese nutzen wir zur Verbesserung der Präsenz und der Nutzerfreundlichkeit bei Suchanfragen in Google.
9Google Drive
Dokumente, Präsentationen und Tabellen existieren bei uns nicht auf lokalen Festplatten, sondern in der Cloud. Unser Tool hierfür ist Google-Drive. Damit arbeiten wir zum Beispiel von unterschiedlichen Orten mit mehreren Teammitgliedern gleichzeitig an einem Dokument.
10 Google Optimize
Obwohl die Website von UX-Experten entwickelt wurde, bleiben bei der täglichen Nutzung durch unsere Mitglieder viele Fragen doch offen. Da kann man mit Optimize testen und ausprobieren, welche von mehreren Varianten am besten verstanden wird. Die beste Variante wird dann für die Zukunft in die finale Website übernommen. Auf diese Art und Weise verbessern wir ständig das Usererlebnis unserer Mitglieder bei der Nutzung der Website.
11Google Analytics
Mit Analytics stellen wir fest, welche Bereiche unserer Website von unseren Mitgliedern besonders gerne genutzt werden. Damit können wir unsere Ressourcen auf diese Bereiche konzentrieren und so die Bedürfnisse unserer Mitglieder immer besser abdecken.
12Amazon SES und Amazon SNS
Täglich verlassen im Schnitt mehrere Tausend E-Mails unser Haus. Um sicher zu stellen, dass diese auch wie von unseren Mitgliedern erwartet ankommen, nutzen wir einen professionellen Versandservice für unsere E-Mails. Dank Amazon SES ist die Rate an unzustellbaren E-Mails minimal.
13Email on Acid
Natürlich nutzen unsere Mitglieder hunderte verschiedener E-Mailprogramme, Bildschirmgrößen und Betriebssystemversionen. Trotzdem sollen unsere E-Mails auch überall gleich gut lesbar sein. Um das zu testen und unlesbare E-Mails möglichst zu vermeiden nutzen wir den professionellen Testservice für E-Mails.
14 Workflowy
Trotz der hohen Komplexität unserer Aufgaben und Prozesse wollen unsere Mitglieder zuverlässige Reaktionen. Da darf nichts vergessen werden und Informationen sollen immer im Überblick sein. Hier hilft Workflowy.
15Wordpress
Auch Wein-Plus hat einen klassischen Blog. Allerdings nur für die interne Kommunikation von Chef zum Team. Der Blog heißt daher “Utzblog”.
16Mediawiki
Alle Abläufe, Organisationsanweisungen und andere Informationen werden von uns in einem eigenen Wiki abgelegt. Dazu nutzen wir die gleiche Software wie die berühmte Wikipedia. Jeder im Team hält die Dokuwiki, wie diese bei uns heißt, auf dem Laufenden. Damit steht dem Team immer ein aktuelles Nachschlagewerk zur Verfügung.
17http://hetzner.de
Unsere Server stehen nicht in unserem eigenen Serverraum, sondern bei Hetzner. Dort sind sie viel sicherer vor physischen Störungen, Stromausfällen und Internetstörungen geschützt, als wir das selbst gewährleisten können. Hetzner kümmert sich 7 Tage und 24 Stunden um die Sicherheit und Stabilität der Server. Unsere Mitglieder wollen Wein-Plus ja schließlich sicher und möglichst ohne Ausfallzeiten nutzen.
18CompanyMood
Ein zufriedenes Team ist die Grundlage für zufriedene Mitglieder bei Wein-Plus. Aber nicht immer läuft alles zur Zufriedenheit der Teammitglieder und manchmal möchte man das dem Chef auch mitteilen; eventuell auch anonym. Genau das ermöglicht CompanyMood dem Team. Hier kann man regelmäßig Feedback zur eigenen Zufriedenheit geben. Das wird regelmäßig ausgewertet und daraus gemeinsam Handlungsbedarf für Verbesserungen abgeleitet.
19Lightshot
Wann immer jemand Probleme mit der Website hat, ist ihm am Besten mit Screenshots geholfen. Lightshot hilft, diese anzufertigen, zu beschriften und an unser Mitglied oder andere Teammitglieder zu senden.
20Screencastify
Wenn Screenshots nicht ausreichen, kommt Screencastify ins Spiel. Damit kann man den Bildschirm als Video aufzeichnen. Von Zeit zu Zeit versuche ich, bestimmte Abläufe mit Hilfe von Screencastify als Erklärvideo für die Mitglieder zu erläutern. Diese findet man dann in Facebook und auf unserem Youtube-Kanal.

Was kostet das alles?

Cloudtools werden in der Regel nicht gekauft, sondern man bezahlt je nach Nutzungstiefe, Funktionsumfang und Teamgröße für die monatliche Nutzung. Für uns summiert sich das auf ca. 2.000,- Euro pro Monat.

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